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Accounting Cycle: Completing Business Transactions And Preparing Financial Statements

60 min read
Posted on 
April 17th, 2025
Home Uncategorized Accounting Cycle: Completing Business Transactions And Preparing Financial Statements
CASH RECEIPTS JOURNAL—JUNE                                
Date Particulars Debits Credits        
Cash at Bank Cost of Sales Discount Allowed Expense Accounts Receivable 
(inc GST)		 Inventory  Sales Revenue Service Revenue Unearned Service Revenue Other Accounts GST Collected        
       
GST Collected Net Account Name Amt ex GST        
       
01-Jun Est business 120000.00                 Capital 120000.00          
07-Jun All Purpose & Suede sale 6732.00 1810.00       1810.00 6120.00         612.00        
09-Jun Service revenue 2541.00             2310.00       231.00        
12-Jun Clamcey’s Pony club 8710.24   16.16 161.60 8888.00                      
13-Jun Top Tack Rugs 792.00 320.00       320.00 720.00         72.00        
21-Jun Service revenue 3740.00             3400.00       340.00        
21-Jun Unerned service revenue 8690.00               7900.00     790.00        
25-Jun Mr. Benjo 4000.00       4000.00                      
                                   
    Total columns here    155205.24 2130.00 16.16 161.60 12888.00 2130.00 6840.00 5710.00 7900.00 0.00 120000.00 2045.00        
          157513.00               157513.00        
                                   
                                   
          DR 1,57,513.00                      
          CR 1,57,513.00                      
          difference 0                      
                                   
                              all other acc’s not listed  
Details Credits Debits
Cash at Bank Discount Received Wages Accounts Payable     (inc GST) Inventory Prepaid Rent Supplies Wages Expense Drawings Advertising Exp Electricity Other Accounts GST Paid
GST Paid Net PAYG Tax Payable Private Health Payable Employer Super Payable Account Name Amt ex GST
Paid rent in advance 2860.00               2600.00               260.00
Supplies 3520.00                 3200.00             320.00
Inventory purchase 6160.00             5600.00                 560.00
Advertismenet 1650.00                       1500.00       150.00
Wages 1397.00     255.00 22.00 159.03         1666.39           166.64
Drawings 1300.00                     1300.00          
Wages 1524.00     318.00 22.00 177.08         1855.53           185.55
Electricity 290.00                         263.64     26.36
Tmart Purchase 1858.36 5.22 52.25       1915.83                    
Wages 1475.00     291.00 22.00 169.86         1779.87           177.99
                                   
                                   
  22034.36 5.22 52.25 864.00 66.00 505.97 1915.83 5600.00 2600.00 3200.00 5301.79 1300.00 1500.00 263.64   0.00 1846.54
            23527.80                     23527.80
                                   
SALES JOURNAL—JUNE                              
      Credit Debit Credit Debit                    
Date Details  Sales Revenue GST Collected Accounts Receivable Inventory Cost of Sales                    
                   
05-Jun Clancey’s Pony Club 3200 320.00 3,520.00 1,000.00 1,000.00                    
08-Jun Mr Benjo 2440 244.00 2,684.00 795.00 795.00                    
09-Jun Clancey’s Pony Club 4880 488.00 5,368.00 1,590.00 1,590.00                    
20-Jun Mr Benjo 2900 290.00 3,190.00 1,657.14 1,657.14                    
21-Jun Miss Sunshine 2530 253.00 2,783.00 835.00 835.00                    
                                 
                                 
                                 
      Total columns here  15,950.00 1,595.00 17,545.00 5,877.14 5,877.14                    
                                   
PURCHASES JOURNAL —JUNE                              
      Debit Debit Credit                  
Date Details Inventory  Vehicles Computer Systems Office Furniture GST Paid Accounts Payable                  
                 
01-Jun Tmart Purchase       21,200.00 2,120.00 23,320.00                  
02-Jun SaddleSeat Traders  6,240.00       624.00 6,864.00                  
02-Jun TecTime     20,900.00   2,090.00 22,990.00                  
03-Jun Mitsubishi   23,620.00     2,362.00 25,982.00                  
07-Jun SaddleSeat Traders  2,340.00       234.00 2,574.00                  
23-Jun                                
                                 
                                 
                                 
  Total columns here 8,580.00 23,620.00 20,900.00 21,200.00 7,430.00 81,730.00                  
                                                       81,730.00                  81,730.00                  
                                   
                                   
              DR 81,730.00                  
              CR 81,730.00                  
              difference 0                  
                                   
GENERAL JOURNAL                          
Date Details Debit Credit                          
ADJUSTING ENTRIES                          
June 30 Supplies Expense 1332                            
    Supplies      1332                          
    Supplies used up during the year                               
                                   
June 30 Wages expenses 1742.05                            
    GST Paid 174.20                            
        Wages Payable   1450.00                          
        PAYG Tax Payable   278.00                          
        Private Health Payable   22.00                          
        Employer Super Payable   166.25                          
    Wages expenses payable                              
                                   
June 30 Depreciation Expense 1241.47                            
        Accum Dep – Office   353.33                          
        Accum Dep – Computer   435.42                          
        Accum Dep – Vehicles   452.72                          
    Depreciation Expense recorded                              
                                   
june  30 Rent Expense 650                            
        Prepaid rent   650.00                          
    Rent expenses recorded                              
                                   
June  30 Unearned Service Revenue 2633.33                            
        Service Revenue   2633.33                          
    Earned service revenue recorded                              
                                   
June  30 Doubtful Debts expense 232.85                            
        Allowance for Doubtful Debts   232.85                          
    Doubtful Debts expense recorded                              
      8005.90 8005.90                          
                                   
CLOSING ENTRIES                          
                                   
June 30 Sales Revenue 43690.91                            
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                  43,690.91                          –                            
                                   
                                   
Schedule of Accounts Receivable Schedule of Accounts Payable                  
as at 30 June 2018   as at 30 June 2018                  
                                   
Account Name Amount 5%     Account Name Amount                  
Clancey’s Pony Club 0.00 0.00     Tmart 23,320.00                  
Mr Banjo 1,874.00 93.70     SaddleSeat Traders 9,438.00                  
Miss Sunshine 2,783.00 139.15     Techtime 21,074.17                  
          Mitsubhishi 25,982.00                  
                               
Total 4,657.00 232.85     Total 79,814.17                  
                                   
                                   
Amount showing in Accounts Receivable General Ledger Trial Balance               4,657.00     Amount showing in Accounts Payable General Ledger Trial Balance                79,814.17                
Difference between Schedule total and General Ledger balance 0     Difference between Schedule total and General Ledger balance 0                
                                   
ACCOUNTS RECEIVABLE SUBSIDIARY LEDGER   ACCOUNTS PAYABLE SUBSIDIARY LEDGER              
Clancey’s Pony Club           Tmart                      
Date Details Debit Credit Balance   Date Details Debit Credit Balance              
######## 1x Suede Seat 3,520.00   3,520.00   01-06-2018 Office Furniture   23,320.00 23,320.00              
######## 2x All purpose saddles 5,368.00   8,888.00           23,320.00              
######## Cash   8,888.00 0.00           23,320.00              
        0.00           23,320.00              
        0.00           23,320.00              
                                   
                                   
Mr Banjo           SaddleSeat Traders                      
Date Details Debit Credit Balance   Date Details Debit Credit Balance              
######## 1x All purpose saddles 2,684.00   2,684.00   02-06-2018 4x All purpose saddles   3,564.00 3,564.00              
######## 2x Suede Seat Saddles 3,190.00   5,874.00   02-06-2018 3x Suede Seat saddles   3,300.00 6,864.00              
######## cash received   4,000.00 1,874.00   07-06-2018 3x All purpose saddles   2,574.00 9,438.00              
        1,874.00           9,438.00              
        1,874.00           9,438.00              
                                   
                                   
Miss Sunshine           Techtime                      
Date Details Debit Credit Balance   Date Details Debit Credit Balance              
######## 1x All purpose saddles 2,783.00   2,783.00   02-06-2018 computre system   22,990.00 22,990.00              
        2,783.00   27-06-2018 monthly repaymeney 1,915.83   21,074.17              
        2,783.00           21,074.17              
        2,783.00           21,074.17              
        2,783.00           21,074.17              
                                   
                                   
            Mitsubhishi                      
            Date Details Debit Credit Balance              
            03-06-2018 Utility   25,982.00 25,982.00              
    3,520.00               25,982.00              
    2,684.00               25,982.00              
    5,368.00               25,982.00              
    3,190.00               25,982.00              
    2,783.00                              
                                   
Inventory Reconciliation                                
30-Jun-18                                
Item Number On Hand $                                
All Purpose Saddle 1,590.00                                
Suede Seat Saddles 4,142.86                                
Top Tack Rugs 440.00                                
Total 6,172.86                                
Link to General Ledger Inventory 6,172.86                                
Difference 0                                
                                   
                                   
All Purpose Saddle Purchases Cost of Sales Inventory on Hand                
Date Unit No. Unit Cost Total cost Unit No. Unit Cost Total Unit No. Unit Cost Total cost                
  Cost                
02-Jun 4 810 3,240.00       4 810.00 3,240.00                
07-Jun     0.00 1 810.00 810.00 3 810.00 2,430.00                
07-Jun 3 780 2,340.00     0.00 6 795.00 4,770.00                
08-Jun     0.00 1 795.00 795.00 5 795.00 3,975.00                
09-Jun     0.00 2 795.00 1,590.00 3 795.00 2,385.00                
21-Jun     0.00 1 795.00 795.00 2 795.00 1,590.00                
                                   
                                   
                                   
Suede Seat Saddles Purchases Cost of Sales Inventory on Hand                
Date Unit No. Unit Cost Total cost Unit No. Unit Cost Total Unit No. Unit Cost Total cost                
  Cost                
02-Jun 3 1000 3,000.00       3 1000.00 3,000.00                
05-Jun     0.00 1 1000.00 1,000.00 2 1000.00 2,000.00                
07-Jun     0.00 1 1000.00 1,000.00 1 1000.00 1,000.00                
10-Jun 6 800 4,800.00     0.00 7 828.57 5,800.00                
20-Jun     0.00 2 828.57 1,657.14 5 828.57 4,142.86                
                                   
                                   
                                   
Top Tack Rugs Purchases Cost of Sales Inventory on Hand                
Date Unit No. Unit Cost Total cost Unit No. Unit Cost Total Unit No. Unit Cost Total cost                
  Cost                
10-Jun 20 40 800.00       20 40.00 800.00                
13-Jun     0.00 8 40.00 320.00 12 40.00 480.00                
21-Jun     0.00 1 40.00 40.00 11 40.00 440.00                
                                   
                                   
                                   
                                   
Trial Balance                              
As At 30/6/2018                              
Account Name Dr Cr                              
Cash at Bank   1,33,170.88                                
Accounts Receivable         4,657.00                                
Allowance for Doubtful Debts                                  
Supplies         3,200.00                                
Inventory         6,172.86                                
Prepaid rent         2,600.00                                
GST Paid         9,271.32                                
Office Equipment       21,200.00                                
Accum Dep – Office                                  
Computer Systems           20,900.00                                
Accum Dep – Computer                                  
Vehicles           23,620.00                                
Accum Dep – Vehicles                                  
Accounts Payable                                   79,814.17                              
GST Collected                                     3,623.84                              
Unearned Service Revenue                                     7,900.00                              
PAYG Tax Payable                                         864.00                              
Superannuation Payable                                        505.97                              
Private health Payable                                          66.00                              
Wages Payable                                  
N Gee, Capital                                1,20,000.00                              
N Gee, Drawings             1,300.00                                
Sales Revenue                                    22,790.00                              
Discount Received                                          52.25                              
Service Revenue                                     5,710.00                              
Cost of Sales             8,007.14                                
Advertising Expense             1,500.00                                
Electriciy Expense                263.64                                
Doubtful Debts expense                                  
Discount Allowed Expense                161.60                                
Wages Expense             5,301.79                                
Supplies Expense                                  
Rent Expense                                  
Depreciation Expense                                  
                                   
Total        2,41,326.23                                   2,41,326.23                              
                                   
Worksheet for Financial year end 30 June      
  Unadj Trial Balance   Adjustments   Adjusted Trial Balance   Income Statement   Balance Sheet      
  Debit Credit   Debit Credit   Debit Credit   Debit Credit   Debit Credit      
Cash at Bank 133170.8817 0                              1,33,170.88             1,33,170.88        
Accounts Receivable 4657 0                                   4,657.00                  4,657.00        
Allowance for Doubtful Debts 0 0                     232.85                232.85                     232.85      
Supplies 3200 0                  1,332.00                             1,868.00                  1,868.00        
Inventory 6172.857143 0                                   6,172.86                  6,172.86        
Prepaid rent 2600 0                     650.00                             1,950.00                  1,950.00        
GST Paid 9271.317727 0        174.20                               9,445.52                  9,445.52        
Office Equipment 21200 0                                 21,200.00                21,200.00        
Accum Dep – Office 0 0                     353.33                353.33                     353.33      
Computer Systems 20900 0                                 20,900.00                20,900.00        
Accum Dep – Computer 0 0                     435.42                435.42                     435.42      
Vehicles 23620 0                                 23,620.00                23,620.00        
Accum Dep – Vehicles 0 0                     452.72                452.72                     452.72      
Accounts Payable 0 79814.16667                 79,814.17                79,814.17      
GST Collected 0 3623.84                   3,623.84                  3,623.84      
Unearned Service Revenue 0 7900     2,633.33               5,266.67                  5,266.67      
PAYG Tax Payable  0 864                     278.00             1,142.00                  1,142.00      
Superannuation Payable 0 505.97                     166.25                672.22                     672.22      
Private health Payable 0 66                       22.00                  88.00                       88.00      
Wages Payable 0 0                  1,450.00             1,450.00                  1,450.00      
N Gee, Capital 0 120000              1,20,000.00             1,20,000.00      
N Gee, Drawings 1300 0                                   1,300.00                  1,300.00        
Sales Revenue  0 22790                 22,790.00        22,790.00            
Discount Received 0 52.25                        52.25               52.25            
Service Revenue 0 5710                  2,633.33             8,343.33          8,343.33            
Cost of Sales 8007.142857 0                                   8,007.14                             8,007.14              
Advertising Expense 1500 0                                   1,500.00                             1,500.00              
Electriciy Expense 263.6363636 0                                      263.64                                263.64              
Doubtful Debts expense 0 0        232.85                                  232.85                                232.85              
Discount Allowed Expense 161.6 0                                      161.60                                161.60              
Wages Expense 5301.790909 0     1,742.05                               7,043.84                             7,043.84              
Supplies Expense 0 0     1,332.00                               1,332.00                             1,332.00              
Rent Expense 0 0        650.00                                  650.00                                650.00              
Depreciation Expense 0 0     1,241.47                               1,241.47                             1,241.47              
                                   
         3,77,658.22                                   3,77,658.22          8,005.90                  8,005.90                             2,44,716.79        2,44,716.79    $                                      20,432.53  $             31,185.58    $            2,24,284.26  $            2,13,531.21      
Profit or Loss                    $                                      10,753.05  0     0   $               10,753.05      
                     $                                      31,185.58  $             31,185.58    $            2,24,284.26  $            2,24,284.26      
                                   
                    Profit              
  DR 3,77,658.22   DR 8,005.90   DR 2,44,716.79                  
  CR 3,77,658.22   CR 8,005.90   CR 2,44,716.79                  
  difference 0   difference 0   difference 0                  
                                   
                                   
FINANCIAL STATEMENTS                          
Income Statement                              
Sales Revenue   $             22,790.00                                
Service Revenue  $                8,343.33                                
total revenue    $                                                31,133.33                              
Less: Cost of Sales    $                                                   8,007.14                              
Cost of goods sold    $                                                23,126.19                              
Add:                                  
Discount Received  $                      52.25  $                                                         52.25                              
Less:                                   
Advertising Expense  $                1,500.00                                
Electriciy Expense  $                   263.64                                
Doubtful Debts expense  $                   232.85                                
Discount Allowed Expense  $                   161.60                                
Wages Expense  $                7,043.84                                
Supplies Expense  $                1,332.00                                
Rent Expense  $                   650.00                                
Depreciation Expense  $                1,241.47                                
Tota expenses    $                                                12,425.39                              
Net income    $                                                10,753.05                              
                                   
Balance sheet                                
Assets                                  
Current assets                                  
Cash at Bank    $                                             1,33,170.88                              
Accounts Receivable  $                4,657.00                                
Allowance for Doubtful Debts  $                   232.85  $                                                   4,424.15                              
Supplies    $                                                   1,868.00                              
Inventory    $                                                   6,172.86                              
Prepaid rent    $                                                   1,950.00                              
GST Paid    $                                                   9,445.52                              
Total current assets      $     1,57,031.41                            
Non-current assets                                  
Office Equipment  $             21,200.00                                
Accum Dep – Office  $                   353.33  $                                                20,846.67                              
Computer Systems  $             20,900.00                                
Accum Dep – Computer  $                   435.42  $                                                20,464.58                              
Vehicles  $             23,620.00                                
Accum Dep – Vehicles  $                   452.72  $                                                23,167.28                              
Total non-current assets      $        64,478.53                            
Total assets      $     2,21,509.94                            
Liabilities and equity                                  
Liabilities                                  
Accounts Payable    $                                                79,814.17                              
GST Collected    $                                                   3,623.84                              
Unearned Service Revenue    $                                                   5,266.67                              
PAYG Tax Payable     $                                                   1,142.00                              
Superannuation Payable    $                                                      672.22                              
Private health Payable    $                                                         88.00                              
Wages Payable    $                                                   1,450.00                              
Total liabilities      $        92,056.89                            
Equity                                  
N Gee, Capital    $                                             1,29,453.05                              
Total equity      $     1,29,453.05                            
Total liabilties and equity      $     2,21,509.94                            
                                   
Changes in equity                              
N Gee, Capital 1 july  $          1,20,000.00                                
Profit  $             10,753.05                                
   $          1,30,753.05                                
Drawings -$               1,300.00                                
N Gee, Capital 30 june  $          1,29,453.05                                
                                   
Jun-18                                  
Mon Tues Wed Thurs Fri Sat Sun                      
        1 2 3                      
4 5 6 7 8 9 10                      
11 12 13 14 15 16 17                      
18 19 20 21 22 23 24                      
25 26 27 28 29 30                        
                                   
                                   
Jul-18                                  
Mon Tues Wed Thurs Fri Sat Sun                      
            1                      
2 3 4 5 6 7 8                      
9 10 11 12 13 14 15                      
16 17 18 19 20 21 22                      
23 24 25 26 27 28 29                      
30 31                                
                                   
          Credit Debit                
Pay Date per week per hour no. hours Gross Pay Less PAYG P Health Net Pay Em’r Super Wage Exp                
B Gee  $                   990.00      $            990.00  $                         179.00  $       22.00  $                                           789.00  $                     94.05  $              1,084.05   990            
N Rider   38 18  $            684.00  $                            76.00    $                                           608.00  $                     64.98  $                  748.98                
Wage Payable          $                          255.00  $        22.00  $                                        1,397.00  $                   159.03  $              1,833.03                
                                   
          Credit Debit     194          
Pay Date per week per hour no. hours Gross Pay Less PAYG P Health Net Pay Em’r Super Wage Exp                
B Gee  $                   990.00      $            990.00  $                         179.00  $       22.00  $                                           789.00  $                     94.05  $              1,084.05                
N Rider   38 23  $            874.00  $                          139.00    $                                           735.00  $                     83.03  $                  957.03                
Wage Payable          $                          318.00  $        22.00  $                                        1,524.00  $                   177.08  $              2,041.08                
                                   
          Credit Debit                
Pay Date per week per hour no. hours Gross Pay Less PAYG P Health Net Pay Em’r Super Wage Exp                
B Gee  $                   990.00      $            990.00  $                         179.00  $       22.00  $                                           789.00  $                     94.05  $              1,084.05                
N Rider   38 21  $            798.00  $                          112.00    $                                           686.00  $                     75.81  $                  873.81                
Wage Payable          $                          291.00  $        22.00  $                                        1,475.00  $                   169.86  $              1,957.86                

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